Zgodnie z postanowieniami hiszpańskiej ustawy 10/2010 o zapobieganiu praniu pieniędzy oraz przepisami Unii Europejskiej dotyczącymi należytej staranności, Bit2Me jest prawnie zobowiązane do jednoznacznej identyfikacji osób prawnych, ich beneficjentów rzeczywistych (UBO) oraz pochodzenia środków, którymi zamierzają operować.
Dostarczenie tych dokumentów jest bezwzględnym obowiązkiem prawnym w celu zakończenia procesu rejestracji firmy. Wszystkie dokumenty należy przesłać w kolorze, w formacie PDF i z dobrą czytelnością.
- Podstawowe wymagania
- Akty założycielskie i modyfikacje
- Struktura udziałowa (beneficjent rzeczywisty / UBO)
- Oficjalna identyfikacja i osoby podpisujące
- Dowód adresu operacyjnego (POBOA)
- Potwierdzenie pochodzenia środków (Source of Funds)
- Kod LEI (Legal Entity Identifier)
- Szczególne przypadki
- Dodatkowe wymagania dla podmiotów zobowiązanych (Enhanced Due Diligence)
Podstawowe wymagania
Poniżej wybierz rodzaj dokumentu, aby zapoznać się z dokładnymi wymaganiami. Pamiętaj o sprawdzeniu specyfikacji w zależności od tego, czy Twoja firma ma siedzibę w Hiszpanii, czy na arenie międzynarodowej (UE/poza UE).
1. Akty Założycielskie i Modyfikacje
- Firmy w Hiszpanii: kopia aktu założycielskiego należycie zarejestrowanego w Rejestrze Handlowym, w tym wszelkie późniejsze akty aktualizacyjne lub modyfikujące statut (np. podwyższenie kapitału, zmiana nazwy, zmiana siedziby lub powołanie na stanowisko), jeśli takie istnieją.
- Firmy z UE i spoza UE (Good Standing): akt założycielski lub statut spółki (Articles of Association / Bylaws), wraz z wszelkimi późniejszymi zmianami lub aktualizacjami korporacyjnymi, jeśli takie miały miejsce.
2. Struktura Udziałowa (Beneficjent Rzeczywisty / UBO)
- Firmy w Hiszpanii: akt o beneficjencie rzeczywistym lub zaświadczenie z Rejestru Handlowego.
- Firmy z UE i spoza UE: oficjalny dokument przedstawiający strukturę własności i kontroli aż do ostatecznych beneficjentów rzeczywistych.
3. Oficjalna Identyfikacja i Osoby Podpisujące
- Oficjalna identyfikacja: kolorowy dowód osobisty (DNI) lub paszport (obie strony) wszystkich wspólników/akcjonariuszy posiadających więcej niż 25% udziałów (UBO) oraz administratorów/dyrektorów.
- Dodatkowe osoby podpisujące (jeśli dotyczy): kopia oficjalnego dokumentu tożsamości (kolorowy dowód osobisty/paszport, obie strony) oraz pełnomocnictwo notarialne lub upoważnienie podpisane przez administratora lub dyrektora podmiotu.
4. Dowód Adresu Operacyjnego (POBOA)
Potrzebujemy dokumentu potwierdzającego fizyczny adres firmy, nie starszego niż 6 miesięcy. Aby ułatwić procedurę, akceptujemy jeden z poniższych:
- Faktura lub rachunek za usługi (woda, prąd, internet itp.) wystawiony na firmę.
- Wyciąg bankowy z konta firmowego.
- Zarejestrowana umowa najmu biura/lokalu operacyjnego.
5. Potwierdzenie Pochodzenia Środków (Source of Funds)
Dokumentacja uzasadniająca pochodzenie środków przeznaczonych do operacji.
- Dokumentacja podatkowa (główne wymaganie): w Hiszpanii należy dostarczyć Modele 200, 390 lub 303. Dla innych jurysdykcji – roczna deklaracja podatkowa z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych za poprzedni rok obrotowy.
- Dodatkowa dokumentacja (w zależności od działalności lub wolumenu):w zależności od typu spółki i przewidywanego wolumenu transakcji, nasz zespół może dodatkowo zażądać:
- Dokumentacji handlowej: podpisanych umów z klientami wraz z wyciągiem bankowym potwierdzającym, że firma jest beneficjentem środków.
- Dokumentacji księgowej: ostatnich sprawozdań finansowych.
6. Kod LEI (Legal Entity Identifier)
- Wymóg regulacyjny: certyfikat aktywnego/ważnego kodu LEI lub dowód jego złożenia.
- Wymóg ten jest niezbędny do prowadzenia działalności, a szczególnie wymagany dla firm zarejestrowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W Hiszpanii można go uzyskać za pośrednictwem portalu internetowego LEI Izby Rejestratorów.
Szczególne przypadki
W zależności od charakteru Twojej firmy, możemy wymagać dodatkowej dokumentacji:
- Nowo powstałe firmy (poniżej 8 miesięcy): kapitał zakładowy początkowy będzie oceniany na podstawie pierwszej operacji.
- Firmy majątkowe: wymagana jest Deklaracja Podatkowa (IRPF) wspólników.
- NGO / podmioty non-profit: Model 182, deklaracja informacyjna lub dowód otrzymanych darowizn.
Dodatkowe wymagania dla podmiotów zobowiązanych (Enhanced Due Diligence)
Jeśli Twój podmiot jest prawnie sklasyfikowany jako podmiot zobowiązany (Obliged Entity) w swojej jurysdykcji, oprócz podstawowych wymagań, musisz przedstawić następującą dokumentację, aby spełnić wymogi wzmocnionej należytej staranności:
- Rejestracja w odpowiednim organie (AML / FIU / SEPBLAC): potwierdzenie lub dowód rejestracji w SEPBLAC (w Hiszpanii) lub w głównym organie ds. przeciwdziałania praniu pieniędzy (FIU) w kraju rejestracji Twojej firmy.
- Powołanie przedstawiciela ds. AML: dokument formalnie wyznaczający przedstawiciela odpowiedzialnego przed SEPBLAC lub właściwym organem.
- Compliance Officer: pełne imię i nazwisko, dane oraz identyfikacja osoby odpowiedzialnej za zapewnienie zgodności z przepisami w firmie.
- Polityka przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML): pełna kopia dokumentu szczegółowo określającego wdrożone polityki, w tym procesy KYC (Know Your Customer) i mechanizmy monitorowania transakcji (KYT).
- Umowa KYC/KYT: umowa lub faktury dotyczące narzędzi KYC i KYT używanych przez Twoją firmę.
- Raport z audytu zewnętrznego: kopia najnowszego raportu dotyczącego zgodności z AML.
- Dokument analizy ryzyka: szczegółowa ocena ryzyka związanego z działalnością firmy i środków zaradczych w celu jego złagodzenia.
- Rejestracja VASP / CASP (jeśli dotyczy): dowody i potwierdzenie rejestracji jako dostawca usług kryptowalutowych lub wymiany walut wirtualnych, jeśli dotyczy to Twojej działalności.
Czy ten artykuł był pomocny?
To wspaniale!
Dziękujemy za opinię
Przepraszamy, że nie udało nam się pomóc!
Dziękujemy za opinię
Wysłano opinię
Doceniamy Twój wysiłek i postaramy się naprawić artykuł