Offizieller Leitfaden zur Dokumentation für Geschäftskonten

Geändert am Mi, 26 Aug um 2:10 NACHMITTAGS

Gemäß dem Gesetz 10/2010 zur Verhinderung der Geldwäsche in Spanien und den Due-Diligence-Bestimmungen der Europäischen Union ist Bit2Me gesetzlich verpflichtet, juristische Personen, ihre wirtschaftlichen Eigentümer (UBO) und die Herkunft der Gelder, mit denen sie Transaktionen durchführen möchten, eindeutig zu identifizieren.

Die Bereitstellung dieser Dokumente ist eine zwingende gesetzliche Verpflichtung, um Ihren Unternehmensregistrierungsprozess abzuschließen. Alle Dokumente müssen farbig, im PDF-Format und gut lesbar eingereicht werden.

Grundlegende Anforderungen
Gründungsurkunden und Änderungen
Aktionärsstruktur (Wirtschaftlicher Eigentümer / UBO)
Amtlicher Ausweis und Unterzeichner
Nachweis der Geschäftsadresse (POBOA)
Nachweis der Herkunft der Mittel (Source of Funds)
LEI-Code (Legal Entity Identifier)
Sonderfälle
Zusätzliche Anforderungen für Verpflichtete (Enhanced Due Diligence)

Grundlegende Anforderungen

Wählen Sie unten den Dokumenttyp aus, um die genauen Anforderungen anzuzeigen. Achten Sie darauf, die Spezifikationen zu überprüfen, je nachdem, ob Ihr Unternehmen in Spanien oder international (EU/Nicht-EU) ansässig ist.

1. Gründungsurkunden und Änderungen

Unternehmen in Spanien: Kopie der ordnungsgemäß im Handelsregister eingetragenen Gründungsurkunde, einschließlich eventueller späterer Aktualisierungen oder Satzungsänderungen (z. B. Kapitalerhöhungen, Namensänderungen, Adressänderungen oder Ernennung von Vorstandsmitgliedern), falls vorhanden.
EU- und Nicht-EU-Unternehmen (Good Standing): Gründungsurkunde oder Gesellschaftsvertrag (Articles of Association / Bylaws), zusammen mit allen späteren Ergänzungen oder Aktualisierungen des Unternehmens, falls vorhanden.

2. Aktionärsstruktur (Wirtschaftlicher Eigentümer / UBO)

Unternehmen in Spanien: Urkunde über den wirtschaftlichen Eigentümer oder vom Handelsregister ausgestellte Registerbescheinigung.
EU- und Nicht-EU-Unternehmen: Offizielles Dokument, das die Eigentums- und Kontrollstruktur bis zu den letztendlichen wirtschaftlichen Eigentümern detailliert darlegt.

3. Amtlicher Ausweis und Unterzeichner

Amtlicher Ausweis: Farbkopie des Personalausweises (DNI) oder Reisepasses (beide Seiten) aller Gesellschafter/Aktionäre mit mehr als 25 % Beteiligung (UBO) sowie der Geschäftsführer/Direktoren.
Zusätzliche Unterzeichner (falls zutreffend): Kopie eines amtlichen Ausweises (farbiger DNI/Reisepass, beide Seiten) und notarielle Vollmacht oder eine vom Geschäftsführer oder einem Direktor der juristischen Person unterzeichnete Genehmigung.

4. Nachweis der Geschäftsadresse (POBOA)

Wir benötigen ein Dokument, das die physische Adresse des Unternehmens bestätigt und nicht älter als 6 Monate ist. Zur Erleichterung des Prozesses akzeptieren wir eines der folgenden Dokumente:

Rechnung oder Quittung für Dienstleistungen (Wasser, Strom, Internet usw.) auf den Namen des Unternehmens.
Kontoauszug eines Geschäftskontos.
Registrierter Mietvertrag für das Büro/die Geschäftsräume.

5. Nachweis der Herkunft der Mittel (Source of Funds)

Dokumentation zur Begründung der Herkunft der für den Geschäftsbetrieb vorgesehenen Mittel.

Steuerliche Dokumentation (Hauptanforderung): In Spanien sind die Formulare 200, 390 oder 303 einzureichen. Für andere Gerichtsbarkeiten die jährliche Körperschaftsteuererklärung des vorangegangenen Geschäftsjahres.
Zusätzliche Dokumentation (je nach Geschäftsbetrieb oder Volumen): Abhängig von der Art des Unternehmens und dem erwarteten Transaktionsvolumen kann unser Team zusätzlich anfordern:
- Kommerzielle Dokumentation: Mit Kunden unterzeichnete Verträge, begleitet von einem Kontoauszug, der das Unternehmen als Empfänger der Gelder ausweist.
- Buchhalterische Dokumentation: Aktuelle Jahresabschlüsse.

6. LEI-Code (Legal Entity Identifier)

Regulatorische Anforderung: Nachweis eines aktiven/gültigen LEI-Codes oder Antragsbestätigung.
Diese Anforderung ist für den Geschäftsbetrieb unerlässlich und wird insbesondere für Unternehmen, die im Europäischen Wirtschaftsraum gegründet wurden, verlangt. In Spanien kann sie über das LEI-Webportal des Colegio de Registradores beantragt werden.

Sonderfälle

Abhängig von der Art Ihres Unternehmens könnten wir spezifische Dokumente anfordern:

Neu gegründete Unternehmen (weniger als 8 Monate alt): Das anfängliche Stammkapital wird auf Basis der ersten Transaktion bewertet.
Vermögensverwaltungsgesellschaften: Die Einkommensteuererklärung (IRPF) der Gesellschafter ist erforderlich.
NGOs / gemeinnützige Organisationen: Formular 182, Informationserklärung oder Nachweis über erhaltene Spenden.

Zusätzliche Anforderungen für Verpflichtete (Enhanced Due Diligence)

Wenn Ihr Unternehmen in seiner Jurisdiktion rechtlich als Verpflichteter (Obliged Entity) eingestuft ist, müssen Sie zusätzlich zu den grundlegenden Anforderungen die folgende Dokumentation bereitstellen, um die verstärkte Sorgfaltspflicht zu erfüllen:

Registrierung bei der zuständigen Behörde (AML / FIU / SEPBLAC): Nachweis der Registrierung bei SEPBLAC (in Spanien) oder bei der Hauptbehörde zur Bekämpfung der Geldwäsche (FIU) in Ihrem Gründungsland.
Benennung eines AML-Vertreters: Dokument, das den verantwortlichen Vertreter gegenüber SEPBLAC oder der zuständigen Behörde formell benennt.
Compliance Officer: Vollständiger Name, Daten und Identifizierung der Person, die für die Gewährleistung der Einhaltung der Vorschriften im Unternehmen verantwortlich ist.
Geldwäschepräventionspolitik (AML): Vollständige Kopie des Dokuments, das die implementierten Richtlinien detailliert beschreibt, einschließlich der KYC-Prozesse (Know Your Customer) und der Mechanismen zur Transaktionsüberwachung (KYT).
KYC/KYT-Vertrag: Vertrag oder Rechnungen der KYC- und KYT-Tools, die Ihr Unternehmen verwendet.
Externer Prüfbericht: Kopie des neuesten Berichts zur Einhaltung der AML-Vorschriften.
Risikoanalysedokument: Detaillierte Bewertung der mit den Unternehmensoperationen verbundenen Risiken und Maßnahmen zu deren Minderung.
VASP / CASP-Registrierung (falls zutreffend): Nachweis und Belege der Registrierung als Anbieter von Krypto-Dienstleistungen oder Wechsel von virtueller Währung, sofern dies Ihrer Tätigkeit entspricht.