Guida Ufficiale alla Documentazione per Conti Aziendali

In conformità con quanto stabilito dalla Legge 10/2010, del 28 aprile, sulla prevenzione del riciclaggio di capitali e del finanziamento del terrorismo, e con la normativa dell'Unione Europea sulla due diligence, Bit2Me è legalmente obbligata a identificare in modo affidabile le persone giuridiche, i loro titolari effettivi (UBO) e l'origine dei fondi con cui intendono operare.

Requisiti di base in base alla residenza fiscale dell'azienda

A seconda della residenza fiscale della tua azienda, dovrai fornire una documentazione diversa. Tutti i documenti devono essere inviati a colori, in formato PDF e con buona leggibilità.

Aziende con residenza fiscale in Spagna

• Atto costitutivo e modifiche: copia degli atti costitutivi debitamente registrati presso il Registro delle Imprese, inclusa qualsiasi scrittura di aggiornamento o modifica statutaria successiva (ad esempio, aumenti di capitale, cambio di denominazione, cambio di domicilio o nomina di cariche), se esistenti.
• Struttura azionaria (UBO): verbale di titolarità effettiva o certificazione camerale rilasciata dal Registro delle Imprese.
• Attestazione dell'origine dei fondi (Source of Funds): Modelli 200 (2025), 390 (2026) o 303 (2026). In alternativa, sono accettati contratti con clienti ed estratti conto bancari che attestino la titolarità dei fondi.
• Prova di domicilio: bolletta di utenze (acqua, luce, internet) con un'anzianità inferiore a 6 mesi.
• Documento d'identità ufficiale: Documento d'identità o passaporto a colori (entrambe le facciate) di tutti i soci con più del 25% di partecipazione e degli amministratori.
• Codice LEI (Legal Entity Identifier): certificato del codice LEI attivo/valido o prova di richiesta. È un requisito normativo per operare e può essere gestito tramite il Portale Web LEI del Collegio dei Registratori di Spagna.

Aziende all'interno dell'Unione Europea (diverse dalla Spagna) e al di fuori dell'Unione Europea

• Costituzione legale e modifiche (Good Standing): atto costitutivo o statuto sociale (Articles of Association / Bylaws), allegando qualsiasi emendamento o aggiornamento societario successivo, se presente.
• Attestazione dell'origine dei fondi (Source of Funds): dichiarazione fiscale annuale dell'Imposta sulle Società corrispondente all'esercizio precedente, presentata all'autorità fiscale locale. In alternativa, sono accettati contratti firmati con clienti accompagnati da un estratto conto bancario che attesti l'azienda come beneficiaria dei fondi destinati a operare.
• Prova di domicilio: fattura o ricevuta di utenze (acqua, luce, ecc.) a nome dell'azienda con un'anzianità massima di 6 mesi.
• Documento d'identità ufficiale: Documento d'identità o passaporto (a colori e su entrambe le facciate) di tutti gli azionisti con più del 25% di partecipazione (UBO), direttori e firmatari autorizzati.
• Codice LEI (Legal Entity Identifier): certificato del codice LEI attivo/valido o prova di richiesta. È un requisito particolarmente richiesto per le aziende costituite all'interno dello Spazio Economico Europeo, in conformità con la regolamentazione comunitaria.
• Firmatari aggiuntivi (se applicabile): copia del documento d'identità ufficiale (a colori, entrambe le facciate) e procura notarile o autorizzazione firmata da un direttore dell'ente.

Requisiti aggiuntivi per soggetti obbligati (Enhanced Due Diligence)

Se la tua entità è legalmente classificata come soggetto obbligato (Obliged Entity) nella sua giurisdizione, oltre ai requisiti di base precedenti, dovrai fornire la seguente documentazione per superare la due diligence rafforzata (EDD):

1. Registrazione presso l'autorità competente (AML / FIU / SEPBLAC): accreditamento o prova della registrazione dell'azienda presso il Servizio Esecutivo della Commissione per la Prevenzione del Riciclaggio di Capitali e delle Infrazioni Monetarie (SEPBLAC) in Spagna, o presso la principale autorità di lotta al riciclaggio di capitali (FIU) nel suo paese di costituzione.
2. Nomina di rappresentante AML: documentazione che designi formalmente e confermi la nomina di un rappresentante responsabile della conformità normativa presso il SEPBLAC o la principale autorità AML competente.
3. Compliance Officer: nome completo, dati e identificazione della persona responsabile di organizzare e garantire la conformità normativa nell'azienda.
4. Politica di prevenzione del riciclaggio di capitali (AML): copia completa del documento che dettaglia le politiche e le procedure implementate per la prevenzione del riciclaggio di capitali, inclusi i processi di identificazione e verifica dei clienti (KYC) e i meccanismi di monitoraggio e supervisione delle transazioni (KYT).
5. Contratto KYC/KYT: contratto o fatture degli strumenti KYC e KYT che la tua azienda utilizza.
6. Rapporto di audit esterno: copia dell'ultimo rapporto di audit esterno relativo alla conformità con la normativa AML.
7. Documento di analisi dei rischi: documento che valuti e dettagli i rischi associati alle operazioni dell'azienda e le misure implementate per mitigarli.
8. Registrazione VASP / CASP (se applicabile): nel caso in cui la tua azienda sia registrata come fornitore di servizi di scambio di valuta virtuale con valuta fiat o fornitore di servizi di asset virtuali, dovrai fornire evidenza e prove di tale registrazione.