Guia Oficial de Documentação para Contas Corporativas

Em conformidade com o estabelecido na Lei 10/2010, de 28 de abril, de prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo, e com a normativa da União Europeia sobre diligência devida, a Bit2Me está legalmente obrigada a identificar de forma fiável as pessoas jurídicas, os seus titulares reais (UBO) e a origem dos fundos com os quais pretendem operar.

Requisitos básicos de acordo com a residência fiscal da empresa

Dependendo da residência fiscal da sua empresa, deverá apresentar documentação diferente. Todos os documentos devem ser enviados a cores, em formato PDF e com boa legibilidade.

Empresas com residência fiscal em Espanha

• Escrituras de constituição e modificações: cópia das escrituras de constituição devidamente registadas na Conservatória do Registo Comercial, incluindo qualquer escritura de atualização ou modificação estatutária posterior (por exemplo, aumentos de capital, alteração de denominação, alteração de morada ou nomeação de cargos), caso existam.
• Estrutura acionista (UBO): ata de titularidade efetiva ou certificação de registo emitida pela Conservatória do Registo Comercial.
• Comprovativo de origem de fundos (Source of Funds): Modelos 200 (2025), 390 (2026) ou 303 (2026). Alternativamente, são aceites contratos com clientes e extratos bancários que comprovem a titularidade dos fundos.
• Comprovativo de morada: fatura de serviços (água, luz, internet) com menos de 6 meses.
• Identificação oficial: Cartão de Cidadão ou passaporte a cores (ambas as faces) de todos os sócios com mais de 25% de participação e administradores.
• Código LEI (Legal Entity Identifier): certificado do código LEI ativo/válido ou comprovativo de solicitação. É um requisito normativo para operar e pode ser tratado no Portal Web LEI da Ordem dos Notários de Espanha.

Empresas dentro da União Europeia (diferentes de Espanha) e fora da União Europeia

• Constituição legal e modificações (Good Standing): escritura de constituição ou estatutos sociais (Articles of Association / Bylaws), anexando qualquer emenda ou atualização societária posterior, se houver.
• Comprovativo de origem de fundos (Source of Funds): declaração fiscal anual do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas (IRC) referente ao exercício anterior, apresentada à autoridade tributária local. Como alternativa, são aceites contratos assinados com clientes acompanhados de um extrato bancário que comprove que a empresa é a beneficiária dos fundos destinados a operar.
• Comprovativo de morada: fatura ou recibo de serviços (água, luz, etc.) em nome da empresa com uma antiguidade máxima de 6 meses.
• Identificação oficial: Cartão de Cidadão ou passaporte (a cores e por ambas as faces) de todos os acionistas com mais de 25% de participação (UBO), diretores e signatários autorizados.
• Código LEI (Legal Entity Identifier): certificado do código LEI ativo/válido ou comprovativo de solicitação. É um requisito especialmente exigido para empresas constituídas dentro do Espaço Económico Europeu, em conformidade com a regulamentação comunitária.
• Signatários adicionais (se aplicável): cópia de identificação oficial (a cores, ambas as faces) e procuração notarial ou autorização assinada por um diretor da entidade.

Requisitos adicionais para entidades obrigadas (Enhanced Due Diligence)

Se a sua entidade está legalmente catalogada como entidade obrigada (Obliged Entity) na sua jurisdição, além dos requisitos básicos anteriores, deverá apresentar a seguinte documentação para superar a diligência devida reforçada (EDD):

1. Registo junto da autoridade competente (AML / FIU / SEPBLAC): acreditação ou prova do registo da empresa junto do Serviço Executivo da Comissão de Prevenção do Branqueamento de Capitais e Infrações Monetárias (SEPBLAC) em Espanha, ou junto da principal autoridade de luta contra o branqueamento de capitais (FIU) no seu país de constituição.
2. Nomeação de representante AML: documentação que designe formalmente e confirme a nomeação de um representante responsável pelo cumprimento normativo junto do SEPBLAC ou da principal autoridade AML competente.
3. Oficial de Compliance: nome completo, dados e identificação da pessoa responsável por organizar e garantir o cumprimento normativo na empresa.
4. Política de prevenção de branqueamento de capitais (AML): cópia completa do documento que detalhe as políticas e procedimentos implementados para a prevenção do branqueamento de capitais, incluindo os processos de identificação e verificação de clientes (KYC) e os mecanismos de monitorização e supervisão de transações (KYT).
5. Contrato KYC/KYT: contrato ou faturas das ferramentas KYC e KYT que a sua empresa utiliza.
6. Relatório de auditoria externa: cópia do último relatório de auditoria externa relacionado com o cumprimento da normativa AML.
7. Documento de análise de riscos: documento que avalie e detalhe os riscos associados às operações da empresa e as medidas implementadas para os mitigar.
8. Registo VASP / CASP (se aplicável): caso a sua empresa esteja registada como fornecedor de serviços de câmbio de moeda virtual por moeda fiduciária ou fornecedor de serviços de ativos virtuais, deverá fornecer evidência e provas desse registo.