Guide Officiel de la Documentation pour les Comptes Corporatifs

Modifié le Mer, 26 Août à 2:11 H

Conformément à la Loi 10/2010 sur la prévention du blanchiment de capitaux en Espagne et à la réglementation de l'Union Européenne en matière de diligence raisonnable, Bit2Me est légalement tenue d'identifier de manière fiable les personnes morales, leurs bénéficiaires effectifs (UBO) et l'origine des fonds avec lesquels elles ont l'intention d'opérer.

La fourniture de ces documents est une obligation légale impérative pour finaliser votre processus d'enregistrement corporatif. Tous les documents doivent être envoyés en couleur, au format PDF et être facilement lisibles.

Exigences de base
Actes constitutifs et modifications
Structure actionnariale (bénéficiaires effectifs / UBO)
Identification officielle et signataires
Justificatif de domicile d'exploitation (POBOA)
Preuve d'origine des fonds (Source of Funds)
Code LEI (Legal Entity Identifier)
Cas particuliers
Exigences supplémentaires pour les entités assujetties (Diligence raisonnable renforcée)

Exigences de base

Ci-dessous, sélectionnez le type de document pour consulter les exigences exactes. Assurez-vous de vérifier les spécifications selon que votre entreprise est établie en Espagne ou au niveau international (UE/hors UE).

1. Actes Constitutifs et Modifications

Entreprises en Espagne : copie des statuts dûment enregistrés au Registre du Commerce, y compris tout acte de mise à jour ou de modification statutaire ultérieure (par exemple, augmentations de capital, changement de dénomination, changement de domicile ou nomination de dirigeants), le cas échéant.
Entreprises UE et hors UE (Good Standing) : acte de constitution ou statuts sociaux (Articles of Association / Bylaws), en joignant tout amendement ou mise à jour sociétaire ultérieure, le cas échéant.

2. Structure Actionnariale (Bénéficiaires Effectifs / UBO)

Entreprises en Espagne : procès-verbal de titularité réelle ou certification d'enregistrement délivrée par le Registre du Commerce.
Entreprises UE et hors UE : document officiel détaillant la structure de propriété et de contrôle jusqu'aux bénéficiaires effectifs ultimes.

3. Identification Officielle et Signataires

Identification officielle : Carte d'identité ou passeport en couleur (recto-verso) de tous les associés/actionnaires détenant plus de 25% des parts (UBO) et des administrateurs/directeurs.
Signataires supplémentaires (le cas échéant) : copie d'une pièce d'identité officielle (carte d'identité/passeport en couleur, recto-verso) et procuration notariée ou autorisation signée par l'administrateur ou un directeur de l'entité.

4. Justificatif de Domicile d'Exploitation (POBOA)

Nous avons besoin d'un document confirmant l'adresse physique de l'entreprise, datant de moins de 6 mois. Pour faciliter le processus, nous acceptons l'un des documents suivants :

Facture ou quittance de services (eau, électricité, internet, etc.) au nom de l'entreprise.
Relevé bancaire d'un compte professionnel.
Contrat de location du bureau/local d'exploitation enregistré.

5. Preuve d'Origine des Fonds (Source of Funds)

Documentation justifiant l'origine des fonds destinés à l'exploitation.

Documentation fiscale (exigence principale) : en Espagne, il est nécessaire de fournir les Modèles 200, 390 ou 303. Pour les autres juridictions, la déclaration fiscale annuelle de l'Impôt sur les Sociétés correspondant à l'exercice précédent.
Documentation additionnelle (selon l'activité ou le volume) :selon le type de société et le volume transactionnel attendu, notre équipe pourrait vous demander des documents complémentaires :
- Documentation commerciale : contrats signés avec les clients accompagnés d'un relevé bancaire attestant que l'entreprise est bénéficiaire des fonds.
- Documentation comptable : comptes annuels récents.

6. Code LEI (Legal Entity Identifier)

Exigence réglementaire : certificat du code LEI actif/valide ou justificatif de demande.
Cette exigence est indispensable pour opérer et particulièrement requise pour les entreprises constituées au sein de l'Espace Économique Européen. En Espagne, elle peut être traitée sur le Portail Web LEI du Collège des Registraires.

Cas particuliers

Selon la nature de votre entreprise, nous pourrions exiger des documents spécifiques :

Entreprises nouvellement créées (moins de 8 mois) : le capital social initial sera évalué en fonction de la première opération.
Sociétés patrimoniales : la Déclaration de Revenus (IRPF) des associés est requise.
ONG / entités à but non lucratif : Modèle 182, déclaration informative ou justificatif de dons reçus.

Exigences supplémentaires pour les entités assujetties (Diligence raisonnable renforcée)

Si votre entité est légalement classée comme entité assujettie (Obliged Entity) dans sa juridiction, en plus des exigences de base, vous devrez fournir la documentation suivante pour satisfaire à la diligence raisonnable renforcée :

Enregistrement auprès de l'autorité compétente (LBC / CRF / SEPBLAC) : attestation ou preuve d'enregistrement auprès du SEPBLAC (en Espagne) ou auprès de l'autorité principale de lutte contre le blanchiment de capitaux (CRF) dans votre pays de constitution.
Nomination du représentant LBC : document désignant officiellement le représentant responsable devant le SEPBLAC ou l'autorité compétente.
Responsable de la Conformité : nom complet, coordonnées et identification de la personne chargée de garantir la conformité réglementaire au sein de l'entreprise.
Politique de prévention du blanchiment de capitaux (LBC) : copie complète du document détaillant les politiques mises en œuvre, y compris les processus KYC (Know Your Customer) et les mécanismes de surveillance des transactions (KYT).
Contrat KYC/KYT : contrat ou factures des outils KYC et KYT utilisés par votre entreprise.
Rapport d'audit externe : copie du rapport le plus récent concernant la conformité LBC.
Document d'analyse des risques : évaluation détaillée des risques associés aux opérations de l'entreprise et mesures pour les atténuer.
Enregistrement VASP / CASP (le cas échéant) : preuve et justificatifs d'enregistrement en tant que fournisseur de services sur actifs numériques ou de change de monnaie virtuelle, si cela correspond à votre activité.