Oficjalny przewodnik po dokumentacji dla kont korporacyjnych

Zmodyfikowano dnia wt, 25 Sie o 4:10 PO POŁUDNIU

Zgodnie z ustawą 10/2010 z dnia 28 kwietnia o zapobieganiu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, a także z przepisami Unii Europejskiej dotyczącymi należytej staranności, Bit2Me jest prawnie zobowiązane do wiarygodnej identyfikacji osób prawnych, ich beneficjentów rzeczywistych (UBO) oraz pochodzenia środków, za pomocą których zamierzają działać.

Przedłożenie dokumentów wymienionych w niniejszym artykule stanowi bezwarunkowy i nienaruszalny obowiązek prawny w celu zakończenia procesu rejestracji korporacyjnej (KYB - Know Your Business).

Podstawowe wymagania w zależności od rezydencji podatkowej firmy
Firmy z rezydencją podatkową w Hiszpanii
Firmy w Unii Europejskiej (inne niż Hiszpania) i poza Unią Europejską
Dodatkowe wymagania dla podmiotów zobowiązanych (Enhanced Due Diligence)

Podstawowe wymagania w zależności od rezydencji podatkowej firmy

W zależności od rezydencji podatkowej Twojej firmy, będziesz musiał dostarczyć inną dokumentację. Wszystkie dokumenty należy przesłać w kolorze, w formacie PDF i o dobrej czytelności.

Firmy z rezydencją podatkową w Hiszpanii

Akty założycielskie i zmiany: kopia aktu założycielskiego należycie zarejestrowanego w Rejestrze Handlowym, włączając wszelkie późniejsze akty aktualizujące lub zmieniające statut (np. podwyższenie kapitału, zmiana nazwy, zmiana siedziby lub powołanie na stanowiska), jeśli takie istnieją.
Struktura udziałowa (UBO): akt rzeczywistego beneficjenta lub zaświadczenie z Rejestru Handlowego.
Potwierdzenie pochodzenia środków (Source of Funds): Formularze 200 (2025), 390 (2026) lub 303 (2026). Alternatywnie akceptowane są umowy z klientami i wyciągi bankowe potwierdzające własność środków.
Dowód adresu: rachunek za usługi (woda, prąd, internet) wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy temu.
Oficjalna identyfikacja: kolorowy dowód osobisty lub paszport (obie strony) wszystkich wspólników posiadających powyżej 25% udziałów oraz członków zarządu.
Kod LEI (Legal Entity Identifier): zaświadczenie o aktywnym/ważnym kodzie LEI lub potwierdzenie złożenia wniosku. Jest to wymóg regulacyjny do prowadzenia działalności i można go uzyskać za pośrednictwem portalu LEI Hiszpańskiej Izby Rejestratorów.

Specjalne przypadki:

Firmy nowo powstałe (mniej niż 8 miesięcy): kapitał zakładowy zostanie oceniony na podstawie pierwszej operacji.
Firmy holdingowe: wymagane jest zeznanie podatkowe (IRPF) wspólników.
Organizacje pozarządowe / podmioty non-profit: Formularz 182, deklaracja informacyjna lub potwierdzenie otrzymanych darowizn.
Dodatkowi sygnatariusze: kopia dowodu osobistego/paszportu oraz pełnomocnictwo notarialne lub upoważnienie podpisane przez administratora.

Firmy w Unii Europejskiej (inne niż Hiszpania) i poza Unią Europejską

Prawna rejestracja i zmiany (Good Standing): akt założycielski lub statut spółki (Articles of Association / Bylaws), dołączając wszelkie późniejsze zmiany lub aktualizacje korporacyjne, jeśli takowe miały miejsce.
Potwierdzenie pochodzenia środków (Source of Funds): roczna deklaracja podatkowa od podatku dochodowego od osób prawnych za poprzedni rok obrotowy, złożona w lokalnym urzędzie skarbowym. Alternatywnie akceptowane są umowy podpisane z klientami wraz z wyciągiem bankowym, potwierdzającym, że firma jest beneficjentem środków przeznaczonych do operacji.
Dowód adresu: rachunek za usługi (woda, prąd itp.) wystawiony na nazwę firmy, nie starszy niż 6 miesięcy.
Oficjalna identyfikacja: dowód osobisty lub paszport (kolorowy, obie strony) wszystkich akcjonariuszy posiadających powyżej 25% udziałów (UBO), dyrektorów i upoważnionych sygnatariuszy.
Kod LEI (Legal Entity Identifier): zaświadczenie o aktywnym/ważnym kodzie LEI lub potwierdzenie złożenia wniosku. Jest to wymóg szczególnie wymagany dla firm utworzonych w Europejskim Obszarze Gospodarczym, zgodnie z przepisami wspólnotowymi.
Dodatkowi sygnatariusze (jeśli dotyczy): kopia oficjalnego dokumentu tożsamości (kolorowa, obie strony) oraz pełnomocnictwo notarialne lub upoważnienie podpisane przez dyrektora podmiotu.

Dodatkowe wymagania dla podmiotów zobowiązanych (Enhanced Due Diligence)

Jeśli Twoja firma jest prawnie sklasyfikowana jako podmiot zobowiązany (Obliged Entity) w swojej jurysdykcji, oprócz podstawowych wymagań, musisz dostarczyć następującą dokumentację, aby pomyślnie przejść wzmożoną należyta staranność (EDD):

Rejestracja w odpowiednim organie (AML / FIU / SEPBLAC): potwierdzenie lub dowód rejestracji firmy w Służbie Wykonawczej Komisji ds. Zapobiegania Praniu Pieniędzy i Naruszeniom Monetarnym (SEPBLAC) w Hiszpanii, lub w głównym organie zwalczającym pranie pieniędzy (FIU) w kraju jej rejestracji.
Powołanie przedstawiciela AML: dokumentacja formalnie wyznaczająca i potwierdzająca powołanie przedstawiciela odpowiedzialnego za zgodność regulacyjną wobec SEPBLAC lub głównego właściwego organu AML.
Compliance Officer: pełne imię i nazwisko, dane oraz identyfikacja osoby odpowiedzialnej za organizację i zapewnienie zgodności regulacyjnej w firmie.
Polityka zapobiegania praniu pieniędzy (AML): pełna kopia dokumentu szczegółowo opisującego wdrożone polityki i procedury zapobiegania praniu pieniędzy, w tym procesy identyfikacji i weryfikacji klientów (KYC) oraz mechanizmy monitorowania i nadzorowania transakcji (KYT).
Umowa KYC/KYT: umowa lub faktury dotyczące narzędzi KYC i KYT, z których korzysta Twoja firma.
Raport z audytu zewnętrznego: kopia ostatniego raportu z audytu zewnętrznego dotyczącego zgodności z przepisami AML.
Dokument analizy ryzyka: dokument oceniający i szczegółowo opisujący ryzyka związane z działalnością firmy oraz wdrożone środki w celu ich złagodzenia.
Rejestracja VASP / CASP (jeśli dotyczy): w przypadku, gdy Twoja firma jest zarejestrowana jako dostawca usług wymiany walut wirtualnych na waluty fiducjarne lub dostawca usług w zakresie aktywów wirtualnych, musisz dostarczyć dowód i potwierdzenie takiej rejestracji.