Guia Oficial de Documentação para Contas Corporativas

Em conformidade com o estabelecido na Lei 10/2010, de 28 de abril, de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo, e com a regulamentação da União Europeia sobre diligência devida, a Bit2Me é legalmente obrigada a identificar de forma comprovável as pessoas jurídicas, seus titulares reais (UBO) e a origem dos fundos com os quais pretendem operar.

Requisitos básicos conforme a residência fiscal da empresa

Dependendo da residência fiscal da sua empresa, você deverá fornecer uma documentação distinta. Todos os documentos devem ser enviados coloridos, em formato PDF e com boa legibilidade.

Empresas com residência fiscal na Espanha

• Atos constitutivos e alterações: cópia dos atos constitutivos devidamente registrados no Registro Mercantil, incluindo qualquer ato de atualização ou modificação estatutária posterior (por exemplo, aumentos de capital, mudança de nome, mudança de endereço ou nomeação de cargos), se houver.
• Estrutura acionária (UBO): ata de titularidade real ou certidão de registro emitida pelo Registro Mercantil.
• Comprovação de origem dos fundos (Source of Funds): Modelos 200 (2025), 390 (2026) ou 303 (2026). Alternativamente, são aceitos contratos com clientes e extratos bancários que comprovem a titularidade dos fundos.
• Comprovante de endereço: fatura de serviços (água, luz, internet) com menos de 6 meses.
• Documento de identificação oficial: RG ou passaporte colorido (ambos os lados) de todos os sócios com mais de 25% de participação e administradores.
• Código LEI (Legal Entity Identifier): certificado do código LEI ativo/válido ou comprovante de solicitação. É um requisito normativo para operar e pode ser tramitado no Portal Web LEI do Colégio de Registradores da Espanha.

Empresas dentro da União Europeia (diferentes da Espanha) e fora da União Europeia

• Constituição legal e alterações (Good Standing): Contrato Social ou Estatuto Social (Articles of Association / Bylaws), anexando qualquer emenda ou atualização societária posterior, se houver.
• Comprovação de origem dos fundos (Source of Funds): declaração fiscal anual do Imposto de Renda Pessoa Jurídica correspondente ao exercício anterior, apresentada à autoridade tributária local. Como alternativa, são aceitos contratos assinados com clientes acompanhados de um extrato bancário que comprove a empresa como beneficiária dos fundos destinados a operar.
• Comprovante de endereço: fatura ou recibo de serviços (água, luz, etc.) em nome da empresa com validade máxima de 6 meses.
• Documento de identificação oficial: RG ou passaporte (colorido e por ambos os lados) de todos os acionistas com mais de 25% de participação (UBO), diretores e signatários autorizados.
• Código LEI (Legal Entity Identifier): certificado do código LEI ativo/válido ou comprovante de solicitação. É um requisito especialmente exigido para empresas constituídas dentro do Espaço Econômico Europeu, conforme a regulamentação comunitária.
• Signatários adicionais (se aplicável): cópia do documento de identificação oficial (colorido, ambos os lados) e procuração notarial ou autorização assinada por um diretor da entidade.

Requisitos adicionais para sujeitos obrigados (Enhanced Due Diligence)

Se sua entidade for legalmente classificada como sujeito obrigado (Obliged Entity) em sua jurisdição, além dos requisitos básicos anteriores, você deverá fornecer a seguinte documentação para superar a diligência devida reforçada (EDD):

1. Registro junto à autoridade competente (AML / FIU / SEPBLAC): comprovação ou prova do registro da empresa junto ao Serviço Executivo da Comissão de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Infrações Monetárias (SEPBLAC) na Espanha, ou junto à principal autoridade de combate à lavagem de dinheiro (FIU) em seu país de constituição.
2. Nomeação de representante AML: documentação que designe formalmente e confirme a nomeação de um representante responsável pelo cumprimento normativo junto ao SEPBLAC ou à principal autoridade AML competente.
3. Compliance Officer: nome completo, dados e identificação da pessoa responsável por organizar e garantir o cumprimento normativo na empresa.
4. Política de prevenção à lavagem de dinheiro (AML): cópia completa do documento que detalha as políticas e procedimentos implementados para a prevenção à lavagem de dinheiro, incluindo os processos de identificação e verificação de clientes (KYC) e os mecanismos de monitoramento e supervisão de transações (KYT).
5. Contrato KYC/KYT: contrato ou faturas das ferramentas KYC e KYT que sua empresa utiliza.
6. Relatório de auditoria externa: cópia do último relatório de auditoria externa relacionado ao cumprimento da normativa AML.
7. Documento de análise de riscos: documento que avalie e detalhe os riscos associados às operações da empresa e as medidas implementadas para mitigá-los.
8. Registro VASP / CASP (se aplicável): caso sua empresa esteja registrada como provedor de serviços de câmbio de moeda virtual por moeda fiduciária ou provedor de serviços de ativos virtuais, você deverá fornecer evidências e provas de tal registro.