Offizieller Leitfaden zur Dokumentation für Firmenkonten

Gemäß dem Gesetz 10/2010 vom 28. April zur Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie den Due-Diligence-Vorschriften der Europäischen Union ist Bit2Me gesetzlich verpflichtet, juristische Personen, ihre wirtschaftlichen Eigentümer (UBO) und die Herkunft der Gelder, mit denen sie Transaktionen durchführen möchten, zuverlässig zu identifizieren.

Grundlegende Anforderungen je nach steuerlichem Wohnsitz des Unternehmens

Je nach steuerlichem Wohnsitz Ihres Unternehmens müssen Sie unterschiedliche Unterlagen einreichen. Alle Dokumente müssen farbig, im PDF-Format und gut lesbar sein.

Unternehmen mit steuerlichem Wohnsitz in Spanien

• Gründungsurkunden und Änderungen: Kopie der ordnungsgemäß im Handelsregister eingetragenen Gründungsurkunden, einschließlich aller späteren Aktualisierungen oder Satzungsänderungen (z. B. Kapitalerhöhungen, Namensänderungen, Adressänderungen oder Ernennung von Ämtern), sofern vorhanden.
• Eigentümerstruktur (UBO): Bescheinigung über den wirtschaftlichen Eigentümer (acta de titularidad real) oder Registerauszug aus dem Handelsregister.
• Nachweis der Herkunft der Gelder (Source of Funds): Modelle 200 (2025), 390 (2026) oder 303 (2026). Alternativ werden Kundenverträge und Bankauszüge akzeptiert, die den Besitz der Gelder belegen.
• Adressnachweis: Rechnung eines Versorgungsunternehmens (Wasser, Strom, Internet), die nicht älter als 6 Monate ist.
• Amtlicher Ausweis: Farbige Kopie (beide Seiten) des DNI oder Reisepasses aller Gesellschafter mit mehr als 25 % Beteiligung und der Geschäftsführer.
• LEI-Code (Legal Entity Identifier): Zertifikat des aktiven/gültigen LEI-Codes oder Nachweis des Antrags. Dies ist eine regulatorische Anforderung für den Betrieb und kann über das LEI-Webportal des spanischen Registrierungsamtes beantragt werden.

Unternehmen innerhalb der Europäischen Union (außerhalb Spaniens) und außerhalb der Europäischen Union

• Rechtliche Gründung und Änderungen (Good Standing): Gründungsurkunde oder Satzung (Articles of Association / Bylaws), zusammen mit allen späteren Satzungsänderungen oder Aktualisierungen, falls vorhanden.
• Nachweis der Herkunft der Gelder (Source of Funds): Jährliche Steuererklärung für die Körperschaftsteuer des vorangegangenen Geschäftsjahres, eingereicht bei der lokalen Steuerbehörde. Alternativ werden unterschriebene Kundenverträge in Verbindung mit einem Bankauszug akzeptiert, der das Unternehmen als Empfänger der für den Betrieb bestimmten Gelder ausweist.
• Adressnachweis: Rechnung oder Beleg für Versorgungsleistungen (Wasser, Strom usw.) auf den Namen des Unternehmens, nicht älter als 6 Monate.
• Amtlicher Ausweis: DNI oder Reisepass (farbig und beidseitig) aller Aktionäre mit mehr als 25 % Beteiligung (UBO), Direktoren und Zeichnungsberechtigten.
• LEI-Code (Legal Entity Identifier): Zertifikat des aktiven/gültigen LEI-Codes oder Nachweis des Antrags. Dies ist eine besonders für im Europäischen Wirtschaftsraum gegründete Unternehmen gemäß der Gemeinschaftsverordnung vorgeschriebene Anforderung.
• Zusätzliche Zeichnungsberechtigte (falls zutreffend): Kopie des amtlichen Ausweises (farbig, beidseitig) und notarielle Vollmacht oder eine vom Direktor der Gesellschaft unterzeichnete Genehmigung.

Zusätzliche Anforderungen für Verpflichtete (Enhanced Due Diligence)

Wenn Ihr Unternehmen in Ihrer Gerichtsbarkeit rechtlich als Verpflichteter (Obliged Entity) eingestuft ist, müssen Sie zusätzlich zu den oben genannten grundlegenden Anforderungen die folgenden Unterlagen einreichen, um die erweiterte Sorgfaltspflicht (EDD) zu erfüllen:

1. Registrierung bei der zuständigen Behörde (AML / FIU / SEPBLAC): Nachweis der Registrierung des Unternehmens beim Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias (SEPBLAC) in Spanien oder bei der wichtigsten Anti-Geldwäsche-Behörde (FIU) in Ihrem Gründungsland.
2. Ernennung eines AML-Vertreters: Dokumentation, die die formelle Benennung und Bestätigung eines für die Einhaltung der Vorschriften zuständigen Vertreters gegenüber dem SEPBLAC oder der wichtigsten zuständigen AML-Behörde festlegt.
3. Compliance Officer: Vollständiger Name, Daten und Identifikation der Person, die für die Organisation und Gewährleistung der Einhaltung der Vorschriften im Unternehmen verantwortlich ist.
4. Geldwäschepräventionsrichtlinie (AML): Vollständige Kopie des Dokuments, das die Richtlinien und Verfahren zur Verhinderung von Geldwäsche detailliert, einschließlich der Prozesse zur Kundenidentifikation und -verifizierung (KYC) sowie der Mechanismen zur Überwachung und Kontrolle von Transaktionen (KYT).
5. KYC/KYT-Vertrag: Vertrag oder Rechnungen für die KYC- und KYT-Tools, die Ihr Unternehmen verwendet.
6. Externer Prüfbericht: Kopie des letzten externen Prüfberichts bezüglich der Einhaltung der AML-Vorschriften.
7. Risikoanalysedokument: Dokument, das die mit den Geschäftsabläufen des Unternehmens verbundenen Risiken bewertet und detailliert darlegt sowie die zur Risikominderung umgesetzten Maßnahmen beschreibt.
8. VASP / CASP-Registrierung (falls zutreffend): Falls Ihr Unternehmen als Anbieter von Dienstleistungen für den Umtausch von virtueller Währung gegen Fiat-Währung oder als Anbieter von Dienstleistungen für virtuelle Vermögenswerte registriert ist, müssen Sie Nachweise für diese Registrierung vorlegen.