Aby móc zarejestrować i aktywować swoją firmę, konieczne jest dostarczenie szeregu dokumentów w celu weryfikacji konta firmowego. Wymagane dokumenty mogą zależeć od kraju rezydencji podatkowej firmy.

• Firmy z rezydencją podatkową w Hiszpanii.
• Firmy z rezydencją podatkową w krajach hiszpańskojęzycznych.
• Firmy z rezydencją podatkową w innych krajach.

Firmy z rezydencją podatkową w Hiszpanii

Podstawowe dokumenty: 

• Kopia aktu założycielskiego firmy.
  
  
• Kopia aktu własności firmy.
  Alternatywa: Zaświadczenie rejestrowe wydane przez Rejestr Handlowy, przedstawiające strukturę udziałową firmy.
  
  
• Dokument potwierdzający zdolność ekonomiczną.
  Musi umożliwiać weryfikację pochodzenia środków, którymi zamierza się operować. Akceptowane są następujące formularze podatkowe: 
  • Model 200
  • Model 390
  • Model 303 
    
    

• Potwierdzenie adresu: Aktualny rachunek (nie starszy niż 6 miesięcy) za usługę zakontraktowaną przez firmę, taką jak woda, prąd, internet itp. lub Karta Identyfikacji Podatkowej.
  
  
• Dokument tożsamości wspólników i administratorów: Kopia DNI lub paszportu wszystkich wspólników posiadających ponad 25% udziałów w firmie oraz administratora, który będzie pełnił funkcję właściciela konta. Dokumenty muszą być dwustronne i kolorowe. Muszą być w pełni widoczne, bez żadnych ukrytych tekstów ani danych.
  
  

Dodatkowa dokumentacja (jeśli podmiot jest podmiotem zobowiązanym):

• Rejestracja w SEPBLAC: Potwierdzenie rejestracji Twojej firmy w Służbie Wykonawczej Komisji ds. Zapobiegania Praniu Pieniędzy i Naruszeniom Monetarnym (SEPBLAC).
  
  
• Powołanie przedstawiciela przed SEPBLAC: Dokument formalnie wyznaczający przedstawiciela firmy przed SEPBLAC.
  
  
• Imię i nazwisko Inspektora ds. Zgodności (Compliance Officer): Identyfikacja osoby odpowiedzialnej za zapewnienie zgodności regulacyjnej w firmie (Inspektor ds. Zgodności).
  
  
• Polityka przeciwdziałania praniu pieniędzy: Kopia dokumentu szczegółowo opisującego polityki i procedury wdrożone w celu zapobiegania praniu pieniędzy, w tym:
  • Procesy identyfikacji i weryfikacji klientów (KYC – Know Your Customer).
  • Monitorowanie i nadzór nad transakcjami.
  • Umowa lub faktury dotyczące używanych narzędzi KYC i KYT.
    
    
• Raport z ostatniego audytu zewnętrznego: Kopia najnowszego raportu z audytu zewnętrznego.
  
  
• Dokument analizy ryzyka: Dokument oceniający i szczegółowo opisujący ryzyka związane z operacjami firmy oraz środki wdrożone w celu ich złagodzenia.
  
  
• Rejestracja jako dostawca usług wymiany walut wirtualnych na waluty fiducjarne (jeśli dotyczy): W przypadku, gdy Twoja firma jest zarejestrowana jako taka, przedstaw dowód tej rejestracji.
  
  
• Kod LEI (Legal Entity Identifier): Jeśli firma uczestniczy w operacjach na regulowanych rynkach finansowych (np. kupno-sprzedaż papierów wartościowych lub instrumentów pochodnych), musi przedstawić swój ważny kod LEI, zgodny z normą ISO 17442, wymaganą przez regulacje takie jak MiFID II. Pamiętaj, że choć kod jest stały, wymaga corocznej walidacji i odnowienia danych podmiotu. Można go uzyskać i zarządzać nim za pośrednictwem oficjalnych autoryzowanych platform, takich jak Portal Internetowy LEI Kolegium Rejestratorów w Hiszpanii.

Firmy z rezydencją podatkową w krajach hiszpańskojęzycznych

Kraje objęte: Meksyk, Kolumbia, Argentyna, Peru, Chile, Gwatemala, Ekwador, Boliwia, Dominikana, Honduras, Salwador, Paragwaj, Kostaryka, Panama, Puerto Rico i Urugwaj.

Podstawowe dokumenty:

• Kopia aktu założycielskiego firmy.
  
  
• Dokument potwierdzający zdolność ekonomiczną: Roczne sprawozdania finansowe podmiotu i formularz podatkowy za poprzedni rok.
  
  

  Alternatywa: Umowy podpisane z klientami i faktury za świadczone usługi, umowa pożyczki i/lub akt podwyższenia kapitału. Nowo powstała firma (mniej niż 8 miesięcy od jej założenia), w zależności od wartości pierwszej transakcji, może przedstawić jako ważny dokument: Kapitał zakładowy firmy. Firma majątkowa: Deklaracja podatkowa partnerów. W przypadku organizacji pozarządowych akceptowane będą: Deklaracja informacyjna. Otrzymane darowizny i wkłady. Każdy z wymienionych dokumentów musi być opatrzony dowodem, że firma jest beneficjentem środków.

  
  
• Potwierdzenie adresu: Aktualna faktura z ostatnich 6 miesięcy (za wodę, prąd, internet lub inną usługę zakontraktowaną przez firmę).
  
  
• Dokument tożsamości wspólników i administratorów: Kopia DNI lub paszportu wszystkich wspólników posiadających ponad 25% udziałów w firmie oraz administratora, który będzie pełnił funkcję właściciela konta. Dokumenty muszą być dwustronne i kolorowe. Muszą być w pełni widoczne, bez żadnych ukrytych tekstów ani danych.
  
  

Dodatkowe dokumenty (jeśli podmiot jest podmiotem zobowiązanym):

• Rejestracja w właściwym organie (FIU) jako podmiot zobowiązany: Potwierdzenie rejestracji firmy w właściwej FIU (Financial Intelligence Unit).
  
  
• Powołanie przedstawiciela przed FIU: Dokument formalnie wyznaczający przedstawiciela firmy przed FIU.
  
  
• Powołanie Inspektora ds. Zgodności (Compliance Officer): Identyfikacja osoby odpowiedzialnej za organizację zgodności regulacyjnej w firmie.
  
  
• Polityka przeciwdziałania praniu pieniędzy: Kopia dokumentu szczegółowo opisującego polityki i procedury wdrożone w celu zapobiegania praniu pieniędzy, w tym
  • Procesy identyfikacji i weryfikacji klientów (KYC – Know Your Customer).
  • Monitorowanie i nadzór nad transakcjami.
  • Umowa lub faktury dotyczące używanych narzędzi KYC i KYT.
    
    
• Raport z ostatniego audytu zewnętrznego: Kopia najnowszego raportu z audytu zewnętrznego.
  
  
• Dokument analizy ryzyka: Dokument oceniający i szczegółowo opisujący ryzyka związane z operacjami firmy oraz środki wdrożone w celu ich złagodzenia.
  
  
• Rejestracja jako dostawca usług wymiany walut wirtualnych na waluty fiducjarne (jeśli dotyczy): W przypadku, gdy Twoja firma jest zarejestrowana jako taka, przedstaw dowód tej rejestracji.
  
  
• Kod LEI (Legal Entity Identifier): Jeśli firma uczestniczy w operacjach na regulowanych rynkach finansowych (np. kupno-sprzedaż papierów wartościowych lub instrumentów pochodnych), musi przedstawić swój ważny kod LEI, zgodny z normą ISO 17442. Choć kod jest stały, wymaga corocznej walidacji i odnowienia danych podmiotu i musi być załatwiony u autoryzowanego podmiotu wydającego w kraju założenia firmy.

Firmy z rezydencją podatkową w innych krajach

Podstawowe dokumenty:

• Akt założycielski lub statut firmy.
  
  
• Dokument potwierdzający zdolność ekonomiczną:
  Najnowsze audytowane sprawozdania finansowe podmiotu
  
  

  Alternatywa: Umowy podpisane z klientami wraz z wyciągiem bankowym, który potwierdza, że firma jest beneficjentem środków. Dokument ten musi jasno weryfikować pochodzenie środków przeznaczonych na operacje w Bit2Me.

  
  
• Potwierdzenie adresu: Aktualny dokument potwierdzający adres, taki jak rachunek za usługę zewnętrzną zakontraktowaną przez firmę (np. faktura za wodę, prąd, internet).
  
  
• Identyfikacja ze zdjęciem: Konieczne jest przesłanie kopii paszportu, którego obraz jest wyraźny, kolorowy i przedstawia obie strony dokumentu:
  • Paszport każdego akcjonariusza posiadającego ponad 25% udziałów w firmie.
  • Paszport dyrektora firmy otwierającego konto firmowe w Bit2Me.
  • Każdy upoważniony sygnatariusz.
    
    

Dodatkowe dokumenty (jeśli podmiot jest podmiotem zobowiązanym):

• Rejestracja w głównym organie ds. przeciwdziałania praniu pieniędzy: Dowód rejestracji w głównym organie ds. przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) w kraju założenia firmy.
  
  
• Powołanie przedstawiciela AML: Dokumentacja potwierdzająca powołanie przedstawiciela odpowiedzialnego za przestrzeganie przepisów AML przed głównym organem AML w kraju założenia firmy.
  
  
• Polityka przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML): Pełna kopia polityki AML firmy, w tym:
  • Procedury weryfikacji KYC (Know your Clients).
  • Mechanizmy i procedury kontroli transakcji (KYT).
    
    
• Informacje o Inspektorze ds. Zgodności (Compliance Officer): Pełne imię i nazwisko oraz dane Inspektora ds. Zgodności wyznaczonego przez firmę.
  
  
• Ostatni raport z audytu zewnętrznego: Kopia najnowszego raportu z audytu zewnętrznego dotyczącego zgodności z przepisami AML.
  
  
• Rejestracja jako dostawca usług wirtualnych aktywów (VASP), jeśli dotyczy: Jeśli firma jest zarejestrowana jako VASP, przedstaw dowód tej rejestracji.
  
  
• Dokumentacja narzędzi KYC i KYT: Kopie umów lub faktur narzędzi KYC (Know Your Customer) i KYT (Know Your Transaction) używanych przez firmę w celu zapewnienia zgodności z przepisami AML.
  
  
• Kod LEI (Legal Entity Identifier): Jeśli firma uczestniczy w operacjach na regulowanych rynkach finansowych (np. kupno-sprzedaż papierów wartościowych lub instrumentów pochodnych), musi przedstawić swój ważny kod LEI, zgodny z normą ISO 17442. Kod jest stały, ale wymaga corocznej walidacji i odnowienia danych podmiotu i musi być załatwiony u autoryzowanego podmiotu wydającego w jego jurysdykcji.